БелИСА    Журнал «Новости науки и технологий»    Журнал «Новости науки и технологий». Номер 1(5) 2007
Русская версия
Беларуская версія English version
Журнал «Новости науки и технологий». Номер 1(5) 2007

Пути повышения результативности выставочной деятельности научных и научно-производственных организаций Республики Беларусь

28 августа 2007 г.

[Информационно-аналитический журнал «Новости науки и технологий» / учредитель ГУ «БелИСА». — Минск: ГУ «БелИСА», 2007, № 1(5)]


В.А. Лобода,
младший  научный сотрудник отдела научно-технических мероприятий и маркетинговых исследований ГУ «БелИСА»


В современный период в Республике Беларусь делается акцент на усиление инновационного пути развития экономики, который предполагает укрепление научно-технического потенциала, активизацию процесса передачи новых знаний от науки к производству, ориентацию на заключительные стадии научного процесса и эффективное использование новейших достижений и разработок.

Участие научных и научно-производственных организаций Республики Беларусь в выставочных мероприятиях, проводимых как за рубежом, так и в нашем государстве, занимает особое место в системе реализации поставленных целей. Для повышения результативности участия в выставочной деятельности необходим анализ опыта планирования и проведения выставочных мероприятий, постоянный мониторинг и оценка результативности участия научных и научно-практических организаций в выставочной деятельности.

Современная выставка является важнейшим способом коммуникации и источником информации о создаваемых научно-технической разработках. Она обладает способностью представить во всей полноте само предприятие и его продукцию, а также страну, одновременно давая возможность личного контакта с клиентами и изучения конкурентов. Выставки позволяют отслеживать процессы, происходящие на рынке, виды и диапазон изменений, а также направление и темп будущего развития отрасли.

Для организаций, осуществляющих производство наукоемкой продукции, участие в выставке позволяет получить необходимую информацию быстрее и дешевле, чем в обычных условиях; достичь углубленного понимания рыночной ситуации, не ориентируясь на затратный и долговременный массовый сбор данных; отслеживать динамику различных показателей с определенной периодичностью и по конкретной тематике; определить новые тенденции в развитии рынка и технологий, выявить новые возможности и сосредоточить внимание на изучении тех направлений, которые представляются самыми перспективными [1].

Затрачивая средства и время на выставку, организаторы, участники и посетители ожидают наибольшей отдачи как от самого мероприятия, так и в последующий период. Результативность выставочной деятельности зависит от множества факторов (тип выставки, направленность и др.) и требует системного и методического подхода при ее оценке. Данная проблема достаточно сложна и неоднозначна, вследствие сложности и многогранности самой выставочной деятельности, и перекликается с проблемой оценки эффективности любой массовой социально значимой деятельности.


Назначение выставки и ее результат

В выставочных мероприятиях принимают участие субъекты самых различных уровней. Для предприятий результаты участия проявляются, в первую очередь, в получении прибыли, возможности выхода на внешние рынки, участии в кооперации, укреплении позитивного имиджа. Анализ результатов выставочной деятельности убедительно доказывает, что на формирование системы показателей влияют такие показатели, вид выставки (выставка-конференция, выставка-ярмарка, выставка-салон и т. п.), ее назначение (имиджевая или коммерческая) и состав участников.

Концепция выставок-презентаций регионов или стран предполагает сопровождение не только деловой, но и форумной программы. На первый взгляд, такая форма исключительно затратна. Первичные отчеты, как правило, демонстрируют довольно низкие экономические результаты мероприятия для участников, поскольку коммерческие интересы большинства предприятий слабо удовлетворяются. Тем не менее, последующие месяцы показывают, что выставка-презентация вполне эффективно работает в стратегической перспективе. Реальный экономический эффект для региона после поэтапного проведения нескольких подобных презентаций может быть ощутим спустя три года, как подтверждает международная практика. Именно поэтому на выставочном рынке оптимальным соотношением между имиджевыми и специализированными отраслевыми выставками считается 1:4 или 1:5.

Специализированная выставка призвана, в первую очередь, обеспечить непосредственно коммерческие интересы предприятий-участников. Главное здесь — конкуренция между множеством однородных продуктов. Результатом участия предприятия в специализированной выставке является количество посещений стенда и количество переговоров, свидетельствующие о том, что продукция или услуга конкурентоспособна и вызывает интерес у потребителей. В дальнейшем участникам придется затратить около полугода на проработку наметившихся контактов, чтобы четко оценивать коммерческий успех участия в выставке [2].

Проще всего оценить результат традиционных выставок-ярмарок, проводимых преимущественно для небольших фирм. Именно здесь заключаются реальные договоры, ведется оптовая и розничная торговля, и уже практически на следующий день после выставки можно говорить о суммах заключенных сделок. По выставкам-ярмаркам легко отслеживать как количественный и качественный рост участников, так и их влияние на развитие соответствующих сегментов рынка.

Методы организации, смета расходов, а часто и конечный результат зависят от способа участия предприятия в выставке. Безусловно, участие в выставке в качестве самостоятельного экспонента со своим собственным стендом дает самые большие шансы для успешной презентации. Но для «первого выступления» можно выбрать и другие формы участия, например, групповое. Выбор способа участия обусловлен различными факторами, в числе которых: размеры предприятия, наличие у него необходимых экономических средств, наличие программы участия, вытекающей из его политики маркетинга, степень готовности участия в выставке в конкретный период времени, уровень осведомленности о конкретной выставке, ожидаемые от участия результаты, опыт и организационные возможности (персонал, время, готовность к риску и т. д.), обязательства предприятия, вытекающие из принадлежности к отрасли (например, групповое представительство страны) или иных обязательств, наличие государственной политики в отношении выставок (ее целенаправленность, наличие обоюдных интересов государства и предприятия-экспонента) и т. д. [3].


Цели участия в выставочных мероприятиях

Оценку результативности выставок можно проводить по ряду показателей, в том числе связанных с затратами на организацию выставки и полученными от ее проведения результатами. Расходы на проведение и участие в выставке должны быть тесно связаны с ее эффективностью и находиться в полной зависимости от последней. Оценку результативности своего участия в выставке всегда дает экспонент. Критерий — полнота решения поставленных перед организацией задач (см. табл.) [4].

Для организаций, представляющих научные разработки на выставках, данные цели дополнены следующими основными задачами:

  • поиск потенциальных потребителей научно-технической продукции  с целью заключения в дальнейшем контрактов на ее изготовление и поставку;
  • поиск организаций и предприятий, заинтересованных в сотрудничестве с целью инвестирования совместных разработок и выпуска наукоемкой продукции;
  • исследование рынка на предмет конкурентоспособности научно-технической продукции при наличии аналогов;
  • демонстрация достижений в области научной и научно-инновационной деятельности, формирование и утверждение имиджа научных организаций как крупных современных образовательных, научных и научно-инновационных комплексов.


Выбор выставочных мероприятий

Отобранные цели влияют на решение научной организации по участию в том или ином выставочном мероприятии. Происходит отбор выставки в зависимости от возможного результата, который проявляется несколькими способами:

  • как доходы от заключенных контрактов в период проведения выставки или послевыставочной деятельности;
  • как косвенный эффект от проведения выставки, отражаемый в количестве заключенных протоколов о намерениях, договоров о сотрудничестве, предварительных договоренностей и т. д.;
  • как эффект стимулирующего влияния выставок на престиж организации, имидж региона или страны.

Как правило, непосредственно на выставке заключаются не договоры, а устанавливаются перспективные связи. При этом в большинстве случаев присутствует временная разбежка между сроками проведения выставки и заключением сделки, поскольку наукоемкая продукция после первого контакта на выставке требует большой дальнейшей работы с потребителем до заключения договора, контракта или продажи. В связи с этим целенаправленная обработка данных о закончившейся выставке способствует достижению заданных ранее целей. С самого начала должно быть определено, в какие сроки и каким путем (через какие службы: сбыт, внешняя служба, представительства) предполагается в дальнейшем укреплять налаженные на выставке связи.

Одним из показателей оценки косвенного эффекта является отношение количества контактов (переговоров) за время проведения выставки к числу представленных экспонатов. Участие в выставке считается успешным, если данный показатель близок или больше 1. Большое число переговоров, проведенных в ходе выставки, значительное количество подписанных документов свидетельствуют о серьезном интересе, который вызывают демонстрируемые научно-технические разработки наших научных и учебных организаций.

C использованием данного показателя в ГУ «БелИСА» в 2006 г. были проанализированы выставочные мероприятия, участие в которых принимали научные и научно-производственные организации Республики Беларусь в качестве экспонентов коллективного стенда Государственного комитета по науке и технологиям [1]. По результатам исследования сделан вывод, что пики эффективности (отношение количества контактов (переговоров) за время проведения выставки к числу представленных экспонатов) приходятся на промышленные выставки: ежегодные Ганноверские промышленные ярмарки, Международные промышленные ярмарки в Шанхае (КНР). Средний показатель эффективности выставок этой группы составляет примерно 1,4. Суммы контрактов, заключенных по результатам универсальных промышленных выставок, как правило, значительно превосходят аналогичные показатели по другим группам выставок. Результаты участия говорят о том, что организации Беларуси владеют значительным научно-техническим потенциалом, который представляет интерес для отечественных и зарубежных потребителей. При этом на некоторых выставках количество переговоров в десятки раз превышает количество представленных экспонатов. Очевидно, что участие научных организаций в этих и подобных им выставочных мероприятиях наиболее целесообразно.

Специализированные выставки — ежегодные выставки информационных технологий и коммуникаций «CeBIT» (Германия), Московский салон инноваций и инвестиций, Международные выставки по коммуникациям, информационным и банковским технологиям «TIBO» (Беларусь), Международная выставка вооружений и военной техники «MILEX» (Беларусь) — по количеству контрактов практически не уступают первой группе. Эффективность специализированных выставок достаточно высока (коэффициент 1,7). Дело в том, что экспонаты для специализированных выставок отбираются в соответствии с тематикой выставки, при этом данные мероприятия посещает ограниченный контингент посетителей и часто с конкретными задачами. В том случае, когда клиент находит на выставке решение своей задачи, вероятность заключения договора или любого другого соглашения очень велика. В конечном итоге специализированные выставки по финансовым показателям могут превосходить промышленные выставки-ярмарки.

Третья группа — национальные выставки Республики Беларусь — с точки зрения эффективности находятся на самом низком уровне. Так средняя эффективность по контактам данных мероприятий составляет 0,9. На таких выставках целью является укрепление имиджа страны на международной арене, ознакомление мировой общественности с достижениями белорусской науки, культуры, производства, сельского хозяйства, сравнение конкурентоспособности наших товаров с возможными аналогами, и заключение контрактов происходит довольно редко [1].


Предварительная работа экспонента

Участие в выставке позволяет заявить о предприятии, найти потенциальных партнеров и потребителей. Для этого экспоненту необходимо заранее рассылать приглашения наиболее перспективным клиентам, договариваться о встречах, составлять и согласовывать график переговоров. Определенную помощь в этой работе могут оказать посольства Республики Беларусь в стране проведения выставки и Белорусская торгово-промышленная палата. Когда посольство проводит предварительную работу по подготовке выставки, готовит тематические семинары с предпринимателями и представителями фирм, обеспечивает рекламу в стране проведения выставки, тогда и результативность участия белорусских организаций возрастает. Кроме того, для белорусских экспонентов очень полезной является информация о состоянии производственного и научного секторов в стране проведения выставки, об области возможных интересов деловых кругов, о предпочтительных направлениях демонстрируемых экспонатов и т. д. При этом предположительный перечень заинтересованных в белорусской продукции фирм позволит нашим предприятиям организовать почтовую рассылку предварительной рекламной информации с приглашением посетить выставку и конкретную экспозицию. Такой комплекс мер позволит обеспечить хорошую посещаемость выставки и достижение желаемого результата для научных и научно-производственных организаций.

Неизменно хороший результат приносит участие в ежегодных выставках. В этом случае можно более полно использовать опыт участия в предыдущих мероприятиях, возможности предварительной почтовой рассылки по уже наработанным связям, активно воздействовать на потенциального клиента в течение длительного промежутка времени, шире использовать информационные ресурсы самой выставки.

Показательным примером возможностей почтовой рассылки при регулярном участии в выставках является Всероссийский научно-промышленный форум в Нижнем Новгороде. После участия научных организаций нашей страны в составе коллективного стенда Государственного комитета по науке и технологиям Республики Беларусь в этом форуме в 2003 г. эффективность по контактам была довольно низкой (коэффициент 1), но интерес к нашей экспозиции был проявлен и в результате подписаны 4 Протокола о намерениях, достигнуто 29 договоренностей о совместной деятельности. Благодаря активной работе в послевыставочный период заключено контрактов на сумму 98 тыс. долларов США. С учетом опыта работы на выставке в 2003 г. в настоящее время проводится предварительная рассылка рекламной информации о предстоящей выставке и участии в ней научных организаций Республики Беларусь с приглашением посетить экспозицию. В 2005 г. эффективность по контактам возросла до 1,3. В ходе выставки были достигнуты уже 94 договоренности о совместной деятельности, состоялось подписание Программы сотрудничества между Республикой Беларусь и Нижегородской областью на 2006–2010 гг., принято решение о создании Совета делового сотрудничества Республики Беларусь и Нижегородской области, а сумма заключенных контрактов составила 204 тыс. долларов США. В настоящее время по результатам этой выставки идет деловая переписка по многим направлениям [1].

Большое значение на выставках придается созданию благоприятного общественного мнения о предприятии, его продукции. Этому способствуют проведение бесед, интервью, переписка с покупателями и публикация положительных отзывов, издание и распространение проспектов и т. д. Проведение большинства специализированных выставок в настоящее время сопровождается организацией научно-практических конференций, семинаров, «круглых столов», презентаций фирм-участников, учебных занятий и других мероприятий, которые информируют потенциальных партнеров о новинках продукции предприятия и призваны утвердить высокую репутацию продукции, услуг и самой организации.

Особое значение устроители выставки придают составлению выставочных каталогов. Их важность в том, что в них сохраняется память о выставке, ее участниках и экспонентах. Каталоги позволяют анализировать состояние экономики и культуры на каждом конкретном временном этапе. Как правило, каталог служит источником информации для покупателей до следующей подобной выставки. Кроме того, каталог является дополнительным источником рекламы, способом заявить о себе в деловых кругах. Значение информации о себе в каталоге сегодня понимает подавляющее большинство экспонентов.

Для повышения результативности участия в выставке или ярмарке для предприятия важно стремиться представить товар в самом выгодном свете. Этому способствуют и красиво оформленный стенд, построенный в оригинальном, современном стиле, и его окружение, и расположение на выставочной территории, и удобство подхода к нему, и внутреннее оформление. На посетителя производит большое впечатление хорошо разработанная методика показа экспонатов и особенно применение новых технических средств (видео, мультимедиа и т. п.). Стенды должны отвечать требованиям современной архитектуры и эстетики: легкость конструкций, простота, оригинальность и удобство. Подход к выставленным экспонатам, моделям, фотографиям, диаграммам, цифровым материалам должен быть удобным, чтобы не возникало затруднений в их обозрении [5].


Анализ полученных результатов

Для эффективности последующего анализа результатов выставки необходимо вести учет контактов с посетителями, на основе которого нужно ежедневно проводить анализ работы стенда, оценивать степень важности контактов. После завершения работы выставки можно будет получить общие результаты с помощью таких показателей, как средняя дневная частота посещений, дневной уровень коммерческих контактов, степень интенсивности коммерческих контактов, стоимость участия в расчете на одного посетителя, представляющего коммерческий интерес, расходы по содержанию персонала в расчете на одного посетителя.

Детальная (перекрестная) обработка дает точные показания, например, о количестве партнеров по переговорам из разных областей сбыта и/или количестве товаров, последовательности роста интереса к товарам партнеров или новых клиентов. При этом надо исходить из целей предприятия и знать, что результаты участия в выставке согласованы с ранее поставленными перед организацией конкретными задачами.

Анализ результатов становится основой решений последующего участия в выставках. Результаты оценки выявляют организационные ошибки, помогают выработать будущие концепции стенда, оказывают влияние и на отбор персонала. Сравнение в цифрах с предыдущими или сходными мероприятиями помогает понять современные тенденции и скорректировать решения по поводу будущего участия в выставке. Сопоставление результатов других компаний с собственными итогами позволяет наметить пути дальнейшей работы.

В целом для повышения результативности выставочной деятельности научных и научно-производственных организаций Республики Беларусь необходимо:

  1. Проводить обоснованный отбор выставочных мероприятий на основе анализа результативности участия в предыдущих выставках и целям, стоящим перед организацией. При этом следует больший акцент делать на промышленные ярмарки и специализированные выставки, тематика которых совпадает с наиболее эффективными экспонатами научных учреждений Республики Беларусь.
  2. Периодически участвовать в выставочных мероприятиях, что позволит повысить результативность за счет налаживания постоянных контактов и изучения изменений, происходящих на рынке. При этом для научных организаций можно выставлять тематические экспозиции, общие (объединенные) и заранее подготовленные с учетом интересов всех участвующих субэкспонентов. Такой подход позволит сэкономить организационные расходы и даст возможность отдельным организациям участвовать именно в тех выставках, в которых они наиболее заинтересованы.
  3. Непосредственно самому экспоненту следует заинтересовать потенциальных партнеров представляемыми новейшими разработками, проработать вероятность заключения контрактов и других взаимовыгодных соглашений. Для этого следует провести исследования на наличие на рынке аналогичной продукции, изучить технические характеристики и возможную стоимость; заранее до выставки выяснить перечень потенциальных партнеров, с которыми возможно проведение переговоров; до открытия выставки подготовить необходимые документы для заключения сделки.
  4. Для привлечения потенциальных партнеров и потребителей научно-технической продукции следует использовать услуги дизайнеров по красочному оформлению стендов и самих экспонатов, представляемых на выставке.

 
Литература:

1. Анализ результативности участия научных и научно-производственных организаций Республики Беларусь в выставочных мероприятиях, проведенных ГКНТ за рубежом. Мониторинг выставочной деятельности за 2006 г. [Текст]: отчет о НИР (заключительный) / ГУ «Белорусский институт системного анализа и информационного обеспечения научно-технической сферы»; рук. Фомин Н.А.; исполн.: Матулис Л.А. [и др.]. — Минск, 2006. — 123 с. — № гос. регистрации 20062169.
2. Гусев, Э.Б. Выставочная деятельность в России и за рубежом [Текст]: Учеб.-практ. Пособие / Э.Б. Гусев. — М.: Дашков и Ко, 2005.— 514 с.
3. Колесник, Ф. Ошибки с выставки [Текст] / Ф. Колесник // Секрет фирмы. — 2003. — № 12. — С. 38–44.
4. Миллер, С. Как использовать торговые выставки с максимальным эффектом [Текст] / С. Миллер. — М.: Довгань, 1998. — 114 с.
5. Ромат, Е.В. Реклама [Текст]; Учебное пособие / Е.В. Ромат. — Киев : ИСИО Украины, НВФ «Студцентр», 2001.— 224 с.


Ссылки по теме:

 

версия для печати 
АНОНСЫ

Перечень международных выставок 2024 года, на которых ГУ «БелИСА» выступает выставочным оператором коллективного раздела научно-технических разработок

Раздел: Анонсы

Республиканский семинар по вопросам изобретательства, рационализаторства и инженерно-технического творчества (21 августа 2024 г., г. Витебск)

Раздел: Анонсы

Раздел научно-технических разработок на выставке в рамках XI Международного форума технологического развития «ТЕХНОПРОМ – 2024» (27 – 30 августа 2024 г., Российская Федерация, г.Новосибирск)

Раздел: Анонсы

XXVIII Международная специализированная выставка «Энергетика. Экология. Энергосбережение. Электро» (15-18 октября 2024 г.)

Раздел: Анонсы

НОВОСТИ  |  О ГУ «БелИСА»  |  Вакансии  |  МЕРОПРИЯТИЯ  |  Издания ГУ «БелИСА»  |  Журнал «Новости науки и технологий»  |  Государственная научная и государственная научно-техническая экспертиза  |  Государственная регистрация научно-исследовательских и опытно-конструкторских (опытно-технологических) работ  |  Реестр результатов научно-технической деятельности  |  Депонирование научных работ  |  Инжиниринговые услуги  |  Национальная инновационная система  |  Прогнозирование потребности в научных работниках высшей квалификации  |  Комплексный прогноз научно-технического прогресса (КП НТП)  |  Государственная система научно-технической информации  |  Научно-техническая деятельность  |  Международное сотрудничество  |  Национальный информационный офис программ ЕС по науке и инновациям  |  Информация для сотрудников ГУ «БелИСА»  |  Комиссия по противодействию коррупции  |  Обратная связь  |  Первичная профсоюзная организация ГУ «БелИСА»

Последнее обновление: 18.06.2024
Copyright © БелИСА